Cash or car ? Le véhicule de fonction, facteur de motivation

#Gestion-de-flotte - 17/07/2017

Véritable outil professionnel, le véhicule de fonction peut aussi faire office de complément salarial. Il s’apparente dès lors à un enjeu de recrutement comme de fidélisation de vos collaborateurs. Fleet Solutions Volkswagen Group fait le point sur les possibilités qui s’offrent à vous pour valoriser votre car policy et en faire un véritable facteur de motivation.

Le véhicule professionnel, quand il est laissé aux salariés en dehors des heures de travail, constitue un avantage en nature (AEN). C’est une réalité qui n’a pas échappé à notre administration fiscale (voir encadré). Au lieu de payer l’achat, l’entretien, les pneumatiques le carburant, l’assurance et parfois le malus, les réparations et la décote, le salarié peut disposer de tout cela avantageusement. Par exemple, avec la location longue durée (LLD),  un salarié pourra disposer d’un véhicule de fonction  et rouler, sans frais ou presque, dans une voiture récente et  toujours en bon état, au lieu de dépenser son argent pour entretenir ou remplacer une voiture de 9 ans d’âge (moyenne du parc automobile).

Être à l’écoute…

Pour satisfaire ses salariés, l’entreprise convient de leur proposer des véhicules adaptés à leur usage professionnel, mais aussi à leurs besoins privés. Ainsi, la car policy (liste des véhicules proposés aux salariés) doit aussi tenir compte de leur situation familiale. Cela signifie, par exemple, proposer des monospaces ou  les nouvelles SUV 5/7 places aux familles nombreuses. Le niveau hiérarchique des collaborateurs doit aussi être pris en compte. Mais là aussi, la diplomatie a son rôle à jouer. Pour marquer des différences sans être outrancier, évitez les interdits. Ainsi, vous pouvez laisser à vos collaborateurs la possibilité de se surclasser, moyennant une participation financière, dès lors qu’ils sortent du cadre que vous avez défini. Comme le diable se niche dans les détails, il faudra être attentif aux options et aux finitions. La voiture est considérée comme un marqueur de statut social, donc le choix du modèle et des options n’est pas neutre dans ce domaine. Cependant, même sur un sujet très sensible, il ne faut pas pour autant céder aux chants des sirènes et s’acheter une paix sociale à trop grands frais.

Attentions aux excès en tous genres

L’enjeu consiste donc à contenter ses salariés avec des véhicules répondant à leurs exigences ou leurs envies tout en respectant ses contraintes budgétaires. Il convient aussi de choisir des véhicules adaptés à l’image de votre entreprise, ou du moins à celle que vous souhaitez en donner. Une flotte de véhicules en bon état constitue le B-A BA en matière de sérieux, mais il ne faudrait pas exagérer dans le luxe ou l’arrogance. Cela pourrait froisser vos clients. Optez donc pour une flotte socialement « compatible » avec toutes ces exigences.

Un accord gagnant-gagnant

Dans tous les cas, n’oubliez pas non plus qu’au final, c’est vous, enfin votre entreprise, qui supportez les coûts. C’est particulièrement vrai pour la TVS.  Une entreprise a toujours intérêt à avoir une flotte peu émettrice en CO2, c’est plus économe en carburant, en TVS, et c’est aussi bon pour l’image de marque. Cependant, payer la location avec de la TVS, même un peu élevée, et des cotisations sur un AEN (avantage en nature) reste toujours largement plus intéressant que rémunérer un salarié à hauteur des dépenses qu’il aurait pour s’offrir un véhicule équivalent. Par ailleurs, disposer d’une flotte en LLD pour une entreprise, c’est aussi se mettre à l’abri des aléas liés à un parc automobile « privé ». En utilisant vos véhicules, vous maîtrisez vos coûts d’usage (TCO – Total Cost of Ownership). C’est la garantie d’une gestion sans surprise et d’un outil toujours disponible qui vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier. D’un point de vue fiscal, financier, RH, efficacité, comme d’image de marque, vous avez tout à gagner à « récompenser » vos collaborateurs en mettant à leur disposition des véhicules professionnels récents et bien entretenus, issus d’une car policy soigneusement établie par vos soins.

Enfin, fournir un véhicule de fonction à un collaborateur revient moins cher à une entreprise que d’augmenter le même salarié d’un montant suffisant pour qu’il puisse s’offrir le même véhicule, avec tous les coûts connexes qui y sont liés (voir notre exemple ci-dessous). Pour le salarié, c’est également la possibilité d’accéder à un véhicule récent à moindres frais, sans les aléas financiers liés à la possession à titre privé d’un véhicule.

La preuve par les chiffres

Augmenter un salarié ou lui fournir un véhicule de fonction ? Réponse en chiffres…

Exemple d’une Volkswagen Golf 7 1,6 TDI 110 Business Confortline (85 g de CO2/km, 3,2 litres/100 km)  avec un usage privé de 20 000 km/an, ce qui représente un coût mensuel de 500 € (financement, maintenance, assurance, taxes, pneus) + 100 € de carburant, soit 600 € au total :

 

Coût pour l’employeur du véhicule de fonction
Coût pour l’employeur de l’augmentation de salaire équivalente
Coût de l’usage particulier
500 + 100 = 600 €
600 € net
Charges
68 € ( dont TVS 18€/mois et IS intégration fiscale 50€/mois)
charges salariales : 282 € (salaire brut = 882 €)
Charges sociales sur AEN (avantage en nature)
125€
0
Charges patronales
0
441€
Coût total employeur
793€
1 323€
Ratio brut/net
793/600=1,32
1323/600=2,21

 

 

L’exception du trajet  domicile/travail

Dans le cas où un salarié utilise le véhicule pour le trajet menant de son domicile à son lieu de travail, l’employeur doit nécessairement apporter la preuve qu‘il n’est pas en mesure d’utiliser les transports en commun, pour l’une des deux raisons suivantes :

  • Le trajet menant de son domicile à son lieu de travail n’est pas desservi.
  • Les conditions ou/et horaires de travail sont particuliers.

Pour que l’AEN (avantage en nature) ne soit pas considéré à hauteur de l’économie de frais réalisée par le salarié, il faut deux conditions :

  • L’utilisation du véhicule doit-être essentielle (indispensable) à  son activité professionnelle.
  • Il ne doit pas y avoir de critère de permanence (et donc pas d’utilisation personnelle).

 

Le cas du véhicule utilitaire

La mise à disposition permanente d’un véhicule utilitaire n’est plus un avantage en nature à partir du moment où l’employeur déclare officiellement que le véhicule est utilisé à des fins exclusivement professionnelles. Cette déclaration s’effectue dans le cadre d’un écrit officiel : règlement intérieur, circulaire, courrier écrit ou électronique…

Cette disposition s’applique  aussi aux voitures particulières aménagées à des fins professionnelles et avec 2 places.

 

Ce qu’il faut retenir

  • Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature.
  • La part de kilométrage « privé » du salarié doit être intégrée à la base de cotisation imposable sur la fiche de paie, au prorata des frais payés par l’entreprise pour le véhicule de fonction.
  • On peut aussi opter pour un système au forfait qui simplifie la gestion administrative.
  • La car policy doit prendre en compte les attentes des salariés, tout en restant conforme à l’image que l’entreprise veut donner à ses clients.
  • Offrir une possibilité de « surclassement payant » en fonction de l’échelon hiérarchique permet d’éviter des tensions et de ménager les susceptibilités.

 

Evaluation de l’avantage en nature

 

TABLEAU RECAPITULATIF D’ EVALUATION DE L’AVANTAGE EN NATURE
 
FORFAIT
 
 
 
 
 
Location
Achat – de 5 ans
Achat + de 5 ans
 
Pas de prise en compte du carburant par l’employeur
30% du coût global annuel de location plafonné à 9% du coût d’achat TTC
9% du coût d’achat TTC du véhicule
6% du coût d’achat TTC du véhicule
Carburant réglé par l’employeur
Idem + frais réel carburant ou 40% du coût global annuel de location plafonné à 12% du coût d’achat TTC
9% du coût d’achat TTC du véhicule, + frais réels de carburant ou 12 % du coût d’achat TTC du véhicule
6% du coût d’achat TTC du véhicule, + frais réels de carburant ou 9 % du coût d’achat TTC du véhicule
FRAIS REELS
Pas de prise en compte du carburant par l’employeur
(Coût global annuel de location + entretien + assurance ) X Km privé/ km total
(20% du coût d’achat TTC + entretien + assurance) X Km privé /Km total
(10% du coût d’achat TTC + entretien + assurance) X Km privé /Km total
Carburant réglé par l’employeur
Idem + frais de carburants payés par l’employeur pour un usage privé
Idem + frais de carburants payés par l’employeur pour un usage privé
Idem + frais de carburants payés par l’employeur pour un usage privé

 

 

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