Nos conseils pour déterminer les règles de mise à disposition de véhicules professionnels

#Réglementation - 18/07/2019

Connaissez-vous les règles de mise à disposition et d’utilisation des véhicules professionnels ? 

L’une des missions principales des gestionnaires de flotte automobile ? Gérer au mieux la mise à disposition des véhicules au sein de l’entreprise. Quelles sont les règles d’utilisation à respecter ? Quelles sont les règles à suivre en cas de panne du véhicule ? Qui faut-il contacter en cas de vol du véhicule ? Autant de questions dont les réponses doivent être formulées clairement et par écrit.

Quelles sont les règles de mise à disposition et d’utilisation des véhicules ?

Les règles à définir concernant l’usage du véhicule :

  • La mise à disposition des véhicules est-elle nominative?
  • Quelles sont les règles à respecter en matière d’éco-conduite ? (Conduite souple, pas de démarrage brutal, surveillance accrue et permanente du trafic pour pouvoir anticiper, etc.).
  • Quels sont les dangers qui existent au volant ? (Fatigue, stress, surmenage, prise de drogue, alcool, etc.).
  • L’usage du véhicule à titre privé est-il autorisé ? Si oui, quel est le périmètre de déplacement du collaborateur ?
  • Le covoiturage est-il autorisé ?
  • Quelles sont les règles inhérentes à l’utilisation de la carte carburant ?
  • Quelles sont les règles inhérentes à l’utilisation du télébadge?

Les règles à suivre en cas de panne, d’accident de la route, de vol du véhicule :

  • Quelles sont les démarches à effectuer par le collaborateur suite à un accident de la route ? (Réalisation d’un constat d’accident à l’amiable, envoi du constat au gestionnaire de flotte automobile, etc.)
  • Qui contacter en cas de panne du véhicule? Dans quels cas est-il possible de disposer d’un véhicule de remplacement ?
  • Que faire en cas de vol du véhicule ou d’un vol avec effraction sur véhicule ?
  • Quelles sont les règles de sécurité à respecter pour prévenir les vols ? (Fermer le véhicule à clé, ne pas laisser d’objet précieux à l’intérieur, etc.).
  • Quelles sont les conditions de remboursement en cas de matériel volé à l’intérieur du véhicule ?

Les règles à prendre en compte en cas d’infraction routière :

  • Quelles sont les règles en matière de paiement des amendes?
  • Qui le collaborateur doit-il prévenir en cas d’infraction routière ?
  • Comment la dénonciation de l’identité du collaborateur responsable de l’infraction se déroule-t-elle ?
  • Quelles sanctions en cas d’infractions routières ? (Excès de vitesse, stationnement, utilisation d’un détecteur de radar, etc.).

Les règles à observer en matière d’entretien du véhicule :

  • A quelle fréquence les conducteurs doivent-ils faire contrôler leur véhicule?
  • A quelle fréquence les conducteurs doivent-ils nettoyer leur véhicule?
  • Quels sont les éléments à surveiller régulièrement ? (Contrôle du niveau d’huile, contrôle du kilométrage, vérification de la pression des pneus, etc.).

Le conseil de Fleet Solutions Volkswagen Group ? 

Inscrivez ces règles de mise à disposition des véhicules professionnels dans une charte. Pour quelles raisons ?

  • Le fait de mettre ces règles par écrit sont la garantie d’une bonne compréhension de la politique automobile dans l’entreprise.
  • Vous évitez les éventuels litiges avec les collaborateurs : toutes les règles sont énoncées de manière transparente.
  • Vos collaborateurs se sentent encadrés et responsabilisés.

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