Que dit la loi sur l’utilisation d’un véhicule d’entreprise ?
Si un véhicule de fonction est mis à disposition d’un collaborateur de façon permanente, et si le contrat de travail autorise un usage personnel, le salarié peut utiliser ce véhicule dans ses déplacements privés (le soir après le travail, le week-end, pendant ses congés, etc.). L’usage à titre privé ne concerne donc pas uniquement le trajet domicile – travail. C’est un avantage en nature qui représente un élément à part entière du contrat de travail, et qui est soumis aux charges sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu. Son évaluation forfaitaire dépend de la prise en charge, ou non, des frais de carburant par l’employeur :
– Si les frais de carburant ne sont pas pris en charge, le forfait annuel est égal à 9% du coût d’achat du véhicule, toutes taxes comprises (ou 6% si le véhicule a plus de 5 ans).
– Si les frais de carburant sont pris en charge, le forfait annuel est égal à 12% du coût d’achat du véhicule (ou 9% si le véhicule a plus de 5 ans).
Usage privé d’un véhicule de fonction : quelles limites pour l’employeur et le salarié ?
En tant que responsable de parc automobile, vous devez affecter les véhicules aux collaborateurs. Il est important de les inciter à consulter la charte de mise à disposition d’un véhicule ainsi que leur contrat de travail avant d’utiliser leur voiture d’entreprise. Si ces documents mentionnent une obligation de rendre le véhicule durant les week-ends et les congés, l’usage privé sera interdit. Toute utilisation personnelle exposera le salarié à des sanctions disciplinaires.
Par ailleurs, sachez que tout collaborateur qui se voit confier une voiture de fonction doit être informé de l’installation d’un dispositif de géolocalisation à l’intérieur de celle-ci. Un tel système doit obligatoirement pouvoir être désactivé lors des déplacements personnels.
Usage privé d’un véhicule de fonction : quelles interdictions pour l’employeur et le salarié ?
Premièrement, il est interdit pour un salarié en arrêt maladie de prêter son véhicule d’entreprise à un tiers sous peine de licenciement pour faute grave.
Deuxièmement, il est interdit pour un salarié de dégager des bénéfices ou de générer un complément de revenus de l’utilisation de son véhicule d’entreprise. Par exemple, un collaborateur qui pratique le covoiturage sur des trajets professionnels (et qui gagne de l’argent) se voit exposé à un licenciement. Un salarié qui souhaite covoiturer de façon occasionnelle doit donc obtenir l’autorisation de son employeur et vérifier les clauses de l’assurance de l’entreprise. En général, seul le salarié est couvert.
Troisièmement, il est interdit pour l’entreprise de retirer un véhicule de fonction à un salarié si ses résultats sont insuffisants et/ou si le chiffre d’affaires est mauvais !
Véhicule de fonction et usage privé : les cas particuliers
Quelles sont les situations à connaître pour vous, gestionnaire de flotte automobile ?
- Le véhicule d’entreprise peut-il aussi être utilisé par le conjoint du salarié ? Tout dépend du contrat de travail : vous devez éclaircir ce point au moment de confier le véhicule au collaborateur.
- Le véhicule d’entreprise peut-il être retiré au collaborateur pendant une période d’arrêt maladie ? La réponse est non, sauf stipulation contraire. Si vous souhaitez retirer au collaborateur malade son véhicule de fonction, il en a le droit s’il prouve qu’il en a besoin pour un autre collaborateur. Dans ce cas, il est impératif d’ajouter cette clause dans le contrat de travail.
- Le véhicule d’entreprise peut-il être retiré au collaborateur lors d’une suspension du contrat de travail ? Le salarié a le droit d’utiliser la voiture à titre privé jusqu’à la fin de l’arrêt de travail.
- Et en cas d’accident lors d’un trajet personnel dont le salarié est 100% responsable ? C’est votre assurance qui prend en charge les frais. Vous êtes financièrement responsable de tous vos véhicules.
Le conseil Fleet Solutions Volkswagen Group
« Pour une utilisation optimale d’un véhicule de fonction à titre privé et afin d’éviter tout abus, vous devez expliciter ses règles dans le contrat de travail des collaborateurs. »
