Politique de données personnelles

1. Introduction

Dans le cadre de son activité, Volkswagen Bank GmbH est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives à ses prospects et clients. Dès lors, soucieuse de favoriser l’innovation tout en construisant une relation de confiance durable basée sur le partage de valeurs sociales responsables et le respect des droits et libertés des personnes, Volkswagen Bank GmbH s’engage en matière de protection des données à caractère personnel. L’objectif principal de ce document est de regrouper dans un format concis,
transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées, quels sont vos droits à cet égard et pour présenter les engagements de Volkswagen Bank GmbH.

2. Qui sommes-nous ?

Volkswagen Bank GmbH, établissement de crédit de l’EEE exerçant en libre établissement et intermédiaire en assurance étranger (n° ORIAS : D-HNQMUQ9MO-22), est une société à responsabilité limité de droit allemand au capital de 318 279 200€, ayant son siège social à Gifhorner Strasse 57, D38112 Braunschweig. Elle est immatriculée au registre du commerce du tribunal d’instance de Braunschweig sous le n° 1819. Elle agit en France par l’intermédiaire de sa succursale française, votre responsable de traitement (ci-après visée par l’emploi de la dénomination Volkswagen Bank GmbH), sise 15 avenue de la Demi-Lune à Roissy en France, immatriculée au RCS de Pontoise sous le n° 451 618 904 et enregistrée à l’ORIAS en qualité de mandataire d’assurance et de mandataire d’intermédiaire d’assurance sous le n° 08 040 267. Elle est soumise au contrôle de l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution située 61 rue Taitbout – 75436 Paris Cedex 09.

   2.1 Notre code de conduite

Le code de conduite est disponible ici :

CODE DE CONDUITE.PDF (PDF, 1.0MB)

3. Délégué à la protection des données

Volkswagen Bank GmbH a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes :
vwfs.dpo@fr.vwfsag.de
Ce délégué à la protection des données est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données.

4. Une collecte loyale et transparente

Dans un souci de transparence, Volkswagen Bank GmbH prend soin d’informer ses clients et prospects de chacun des traitements qui les concernent.

5. Le principe de finalité

Lorsque Volkswagen Bank GmbH est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

6. Un traitement de données proportionné

Pour chacun des traitements mis en œuvre, Volkswagen Bank GmbH s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Volkswagen Bank GmbH veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

7. Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, Volkswagen Bank GmbH collecte et traite les catégories de données suivantes : votre identité, votre situation familiale, votre vie professionnelle et plus généralement votre situation économique, fiscale, patrimoniale et financière.

Volkswagen Bank GmbH n’effectue pas de traitement de données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l’appartenance syndicale, ni de traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Il est précisé que les données concernant la santé nécessaires pour la souscription des assurances et de services facultatifs, dans le cadre du Questionnaire de Santé de l’assureur, sont destinées à ce dernier. Le Questionnaire de Santé doit donc lui être transmis directement selon les modalités y figurant. Volkswagen Bank GmbH ne traitera pas de tels documents.

Lorsque les données sont obligatoires pour l’octroi du financement ou la conclusion du contrat ou pour répondre à des obligations légales ou réglementaires, les formulaires de collecte le préciseront par un astérisque.

En l’absence de communication de ces informations, votre demande ne pourra pas être examinée ou son analyse sera retardée.
Il est également précisé que les données à caractère personnel communiquées par un demandeur ou un co-demandeur pourront servir à mettre à jour les données déjà détenues par Volkswagen Bank GmbH pour les mêmes finalités que celles poursuivies initialement.

Dans ce cadre, les informations détenues par Volkswagen Bank GmbH dans le cadre des contrats en cours pourront être utilisées dans le cadre de l’examen de toute nouvelle demande.

8. L’origine des données que nous traitons

    8.1 Les données personnelles déclaratives

Il s’agit des données personnelles que vous fournissez dans le cadre de :
– la demande de financement ;
– la conclusion du contrat ;
– la prise de contact avec nos services.
Ces données sont collectées notamment par le biais de nos formulaires, de nos questionnaires papiers ou électroniques.

    8.2 Les données personnelles de fonctionnement

Les opérations réalisées dans le cadre de l’exécution de vos contrats génèrent, produisent des données vous concernant. Il en est de même lors de l’utilisation par exemple de nos sites internet. Ces données issues du fonctionnement de nos produits et services font l’objet d’un traitement.

    8.3 Les données personnelles provenant de tiers ou d’autres services

Les données personnelles peuvent également provenir :
– de nos partenaires ;
– de nos distributeurs ;
– de la consultation des registres ou autres listes obligatoires comme par exemple les fichiers de la Banque de France (FICP, FCC, FIBEN).

9. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

Les traitements mis en œuvre par Volkswagen Bank GmbH sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande du Client. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :
– prendre les mesures précontractuelles sollicitées ;
– gérer l’octroi de vos financements ;
– exécuter le contrat relatif aux financements et services souscrits ;
– effectuer le suivi et la gestion administrative de cette relation contractuelle, notamment l’encaissement des échéances en cas d’acceptation du dossier ;
– prendre et gérer les garanties ;
– prévenir et gérer les impayés et le surendettement ;
– gérer les contrats d’assurance ;
– assurer le recouvrement et la gestion du contentieux.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires relatives à la réalisation d’opérations de banque et aux opérations de financement, à la distribution de produits d’assurance à savoir :
– lutter contre le contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, qui impose notamment une vigilance constante pendant toute la relation d’affaire, une actualisation régulière des informations et le cas échéant une déclaration aux autorités compétentes de certaines opérations ;
– fournir les renseignements nécessaires pour la tenue de fichiers réglementaires que Volkswagen Bank GmbH peut également être amenés à consulter (FICP, FCC…). Volkswagen Bank GmbH, dans le cadre d’une procédure d’octroi de crédit, est notamment tenue, de consulter le Fichier national des Incidents de remboursement des Crédits aux Particuliers (FICP). En cas d’incident de paiement caractérisé, Volkswagen Bank GmbH est tenue d’inscrire des informations dans ce fichier et de procéder à la désinscription lorsque les conditions sont remplies ;
– transmettre des informations à l’administration fiscale pour remplir des obligations légales ;
– identifier la clientèle fragile ;
– mettre en œuvre les droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel ;
– analyser les risques liés à nos engagements analyser les risques inhérents à notre activité la gestion et la consolidation du risque ;
– assurer la prévention de toute fraude : toute déclaration irrégulière de votre part ou fraude avérée donne lieu à l’inscription dans une liste d’exclusion.

Cette inscription a des conséquences sur votre demande de financement puisqu’elle vous sera refusée pendant une durée de 5 ans, durée de maintien dans ce fichier suite à une fraude avérée ;
– assurer la lutte contre la criminalité financière ;
– assurer la lutte contre la corruption ;
– assurer la comptabilité et la gestion financière ;
– gérer les provisions.
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser les intérêts légitimes de Volkswagen Bank GmbH ou par un tiers en particulier la gestion, le suivi le contrôle et le développement de son
activité, la connaissance client :
– gérer et suivre l’activité par du reporting et des études statistiques ;
– modéliser les traitements utilisés ;
– assurer la fiabilité des données ;
– mesurer la satisfaction des clients ;
– assurer la gestion des réclamations et des demandes d’informations ;
– opérer des traitements marketing de segmentation, de ciblage, de profilage ;
– améliorer la connaissance des clients et offrir des offres adaptées à leurs besoins ;
– adresser des communications et offres commerciales et prospecter les clients ;
– assurer les activités d’audit, d’inspection et de communication.

10. Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement, sauf lorsque nous intervenons en tant qu’intermédiaire pour vous proposer des produits ou services accessoires à nos offres. Dans ce cas, les responsables de traitements sont désignés dans les notices d’information afférentes.

En outre, nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données, lesquels sont tenues au secret bancaire. Volkswagen Bank GmbH applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
De plus, sous réserve que vous ayez accepté la levée du secret bancaire, vos données peuvent faire l’objet d’une communication à nos partenaires, toute entité appartenant au groupe Volkswagen, ainsi qu’aux distributeurs de son réseau. La liste des entités groupe peut être communiquée sur simple demande à l’adresse figurant ci-dessous pour l’exercice des droits qui vous sont reconnus.

11. Les transferts de vos données

Pour permettre la fourniture de ses services et produits, Volkswagen Bank GmbH peut transférer des données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE).
Lorsque nous le faisons, nous attendons de nos fournisseurs de services qu’ils s’engagent à mettre en œuvre des normes élevées de protection des données au moyen de normes européennes reconnues ou d’obligations contractuelles spécifiques pour garantir la protection de vos droits.
Pour sécuriser ce type de transfert, Volkswagen Bank GmbH, par exemple :
– choisit des prestataires situés en dehors de l’EEE localisés dans un pays relevant d’un niveau de protection des données personnelles adéquat tel que reconnu par la Commission européenne, ou
– si le prestataire n’est pas situé dans un pays qui présente le niveau de protection adéquat, et sauf pour Volkswagen Bank GmbH à ne pas pouvoir bénéficier des dérogations prévues par les textes applicables, Volkswagen Bank GmbH sécurisera de tels transferts par :
– la conclusion de clauses contractuelles types reconnues par ladite Commission européenne, ou
– le recours à un prestataire qui a adopté des règles contraignantes, reconnues par les autorités de contrôles européennes.
Afin d’obtenir une copie de ces mesures ou savoir où elles sont disponibles, vous pouvez adresser une demande écrite au délégué à la protection des données, par courrier postal à l’adresse suivante : VOLKSWAGEN BANK, Délégué à la protection des données – 11, avenue de Boursonne – BP 61 – 02601 Villers-Cotterêts Cedex.

12. Le recours aux traitements de profilage

Certaines des informations sont utilisées pour réaliser un score d’octroi, mis en œuvre dans le cadre de l’étude de votre demande. Ce score consiste à analyser et à prédire votre comportement financier dans le cadre de l’éventuelle conclusion d’un contrat.
Ce score a pour objectif de mesurer le risque statistique de défaut de remboursement et d’apporter une aide à la décision concernant vos demandes de crédit ou de location longue durée avec ou sans option d’achat. Ce score est l’un des éléments pris en compte pour l’acceptation ou le refus de votre demande. Ce score est susceptible d’aboutir à une décision automatique de refus de votre demande. Dans ce cas, un droit de solliciter un entretien avec une personne habilitée pour procéder à un réexamen du dossier existe et le demandeur pourra contester la décision et présenter ses observations concernant sa situation financière personnelle.
Nous recourons également à des techniques de profilage à des fins de marketing pour personnaliser et adapter à vos besoins nos offres de produits et services et établir des modèles de profil marketing. Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements des données à caractère personnel vous concernant réalisés à des fins de prospection commerciale dans les conditions définies ci-après.

13. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

Volkswagen Bank GmbH fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

14. La sécurité de vos données 

Volkswagen Bank GmbH accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, Volkswagen Bank GmbH s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

Volkswagen Bank GmbH met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, Volkswagen Bank GmbH est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.
Lorsqu’elle a recours à un prestataire, Volkswagen Bank GmbH ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
De même, Volkswagen Bank GmbH effectue des audits de ses propres services ainsi que de ceux de ses prestataires, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.

15. Les droits qui vous sont reconnus

Volkswagen Bank GmbH est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
– les finalités du traitement ;
– les catégories de données personnelles concernées ;
– les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en
particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
– lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
– l’existence du droit de demander au responsable du traitement la
rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
– le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
– des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
– l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sousjacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

    15.1 Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

    15.2 Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– vous retirez le consentement préalablement donné ;
– vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, Volkswagen Bank GmbH ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si, elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour
la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    15.3 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

    15.4 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part de Volkswagen Bank GmbH et ses partenaires, de toute
entité appartenant au groupe Volkswagen, ainsi que des partenaires du réseau de distribution de ses marques auprès de qui vous avez acheté un véhicule.
Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (Email, SMS, MMS), Volkswagen Bank Gmbh pourra y recourir si vous avez donnez votre accord au moment de la collecte. Par suite, vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu.
Enfin, si vous avez accepté une prospection commerciale, par voie téléphonique, par une case à cocher figurant dans la documentation communiquée lors d’une demande de financement, vous avez la possibilité de demander gratuitement l’inscription de votre numéro de téléphone sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique auprès de l’organisme OPPOSETEL par le biais du lien suivant :
www.bloctel.gouv.fr. Néanmoins, il convient de noter que cette démarche n’interrompra pas la réception des propositions commerciales par voie électronique, si ce mode de prospection a été expressément consenti et que le consentement n’a pas été retiré auprès du responsable de traitement selon les modalités susmentionnées.

    15.5 Votre droit à la portabilité de vos données

A compter du 25 mai 2018, vous disposerez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements
ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers. Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat. Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Volkswagen Bank GmbH.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
– uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
– les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment ;
Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

    15.6 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que
les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

    15.7 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

    15.8 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre. Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.

    15.9 Les modalités d’exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante R.clientele@fr.vwfsag.de pour les clients particuliers et à R.ClientsFleet@fr.vwfsag.de pour les clients entreprises, ou par courrier en s’adressant à VOLKSWAGEN BANK, Délégué à la protection des données, à l’adresse suivante – 11, avenue de Boursonne – BP 61 – 02601 Villers-Cotterêts Cedex, accompagné de tout moyen permettant d’établir votre identité.

    15.10 Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour (dernière mise à jour en date du 21/12/2020).